PDCAサイクルとは何でしょうか。ほとんどの人が聞いたことあると思いますがちょっと復習。
- P:Plan（計画)
- D:Do(実行)
- C:Check(評価)
- A:Action(改善)
の頭文字をとったものです。このPDCAサイクル、実はいろいろなところで役に立ちます。
今思うと新人の頃、私の教育係は私の教育に対してPDCAサイクルを回していたんじゃないかな、と思っています。
今回はそんなPDCAサイクルについて。
PDCAサイクルを行う前に
「こうなりたい」などの「あるべき姿」をイメージする必要がある!!
「あるべき姿」とは、言い換えると最終的なゴールです。そのゴールへ到達するために
- なにが問題なのかを仮説を立てて、実行
- 仮説があっているか検証
し、現状「できていること、できていないこと」、「効果があったこと、なかったこと」を確認します。そこから
- 新しい仮説、アクション
を実行していくこと大切です。よってPDCAサイクルは「仮説と検証」を繰り返してあるべき姿に近づけること、と言えそうです。
ゴールを決めるための「4つの仮説」
どんな仮説をたてればいいの？
仮説をたてる、と言ってもどうすればいいのでしょうか。以下4つを意識して仮説を立てていきましょう。
- 「あるべき姿」(ゴール)の仮説
- 問題の仮説
- 問題に対して何をすべきか(課題)の仮説
- どうやるべきか(手段の仮説)
まずは「ゴール」の仮説です。自分があるいは組織が最終的にどうなりたいかは個人個人または組織ごとに変わってきます。そのため、きちんと「最終的なゴール」の仮説を各々たてる必要があります。そして「ゴール」の仮説が根幹になります。
次に問題の仮説です。ゴールにたどり着けない現状の障害や障壁は何なのか、仮説をたてます。現状の問題が分からなければ、問題に対するアプローチはたてられません。
次に課題の仮説です。上記であげた問題をどのように解決するかの仮説です。そのため、問題点が変われば仮説も変わります。
最後に手段の仮説です。課題をどのように解決させるかを考えていきます。ほかの仮説と比べ、考えやすい手段ですが、手段から考えてしまうと問題が解決しない場合が往々にしてあるため注意が必要です。
P:計画
PDCAサイクルのP:Planを決めていきます。この段階では「何をどのくらいやったか」を可視化し、数値化することが大切です。あわせてゴールにたどり着くまでの「中間地点」をいくつも設けることも大事です。
ゴールを決めてそのまま一直線!!なんてことはありません。ゴールまでどのくらい進んだかを都度確認することが大切です。
中間地点を設けることでその日その日に何をしなければならないか明確になります。
例えば1年後がゴールの目標を立てたとき、中間地点を半年後、3か月後、1か月後と設定していきます。進行状況や途中の気づきなどにより、後半は変わる可能性があるため、後半はなるべく長い期間をとり、逆に直近では期間を短く設定します。
まずは一か月後の状態を決めて、一週間、一日を短い単位で目標を決めていくとやりやすくなります。
期間は決めてけど、数値化ってどうすればいいの？
例えば
- 売上○○円が目標→1週間で△件の提案
- 体重○○kgが目標→1週間で△kmのウォーキング
みたいに、目標に対する行動を数値化していきます。
Planをたてるときの注意点があります
それは目標だけでPlanをたてることです。
先ほどの例でみていきます。
売上○○円という目標達成ができなかった、ダイエットして体重○○kgが目標が達成できなかった
という達成できなかった結果だけから計画を立てようとすると
- 気合が足りない
- 根性が足りない
みたいな「根性論」になってしまいます。やった・やらない、効果がある、ないなどの振り返りができなくなってしまいます。
D:実行
計画をたてても実行するのが難しい・・・
なぜ実行するのが難しいのか、それは「時間が無い」からです。PDCAサイクルを回すということは、やることが新たに増えるということです。毎回毎回やることが増えたら、パンクするのが当たり前です。そのため、「やらないこと」を決めることが大事になります。
- 誰も見ていないレポート
- 意味のない定例会議
- 会議のための読まれない資料
- 目的の分からない管理業務
など、「やらなくてもいい」ことは多数あります。それらを一回、「やめてみる」ことも大切です。
やめるにも勇気がいるよ!!
そんな場合は「やめる」のではなく「頻度」を減らすことも大切。週に１回、月に１回など頻度を減らしていきましょう。
このように「やめる」、「頻度を減らす」ことだできたら「実行」の時間です。
まずは「実行」したことを記録していきましょう。
「1週間で○○をやる」という目標に対し、その日その日で
- 何を行ったか
- どのくらいの時間をかけて行ったか
をなるべく詳細に書いていきます。○○に30分、××に1時間といった感じです。件数なども併せて記載しておきましょう。
また、そのとき感じた「評価」や「改善」も記載しておくといいと思います。
- 「評価」→気づいたこと
- 「改善」→どうすればいいかなどのアイデア
です。ひたすら記録しましょう。
C:評価
ここでいう「評価」は振り返りです。そしてこの「振り返り」が非常に重要です。「振り返り」こそ「学び」に繋がります。
↓組織の学習に関する記事
振り返りを行うためには実際に実行した
- 行動
- 状況
- 得られた気づき
- 思い浮かんだ改善
の記録が重要になります。行動した際、すぐにメモを取ることが大事です。
あとで書いておこう!!と思っても実際は忘れていることが多数・・・
行動の記録から
どんな状況でどんな行動をして結果どうなったか
を洗い出します。
結果が上手くいっている場合と上手くいっていない場合の２パターンがあります。
上手くいっているときは「さらに上手くいく方法」を考え、上手くいっていないときはしっかりと分析して学ぶ必要があります。しっかりと分析とは失敗を細かく分割し、いろいろな方向から見ることが大切です。
「振り返り」ってなかなかうまくできない・・・
振り返っていない
「振り返っていない」とは単純に振り返りをしていない他
- 上手くいった、上手くいかなかった
- 売れた、売れなかった
など、結果だけを振り返っている場合、これは正しい振り返りではありません。
- なぜ上手くいった、なぜ上手くなぜいかなかった
- なぜ売れた、なぜ売れなかった
を考える必要があります。
責任追及
振り返りという名の「責任追及」。これはよくありません。
誰がやったんだ!!
などと言ってしまうと、振り返りなんてできません。
先入観
人はモノゴトを見たいように見てしまいます。
ある仮説を立てたとしても、その「仮説」を支持するような意見ばかり集めてしまいます。
モノゴトが上手くいっているときは楽観的に、上手くいっていないときは否定的に見てしまう特徴があるため注意が必要です。
A:改善
実際にやってみよう!!
改善として「次から気をつけます」というモノがあります。また、「時間が無かった」、「今度やろう」という改善になってしまうと元も子もありません。
そこで、
- 微調整
変えること、変えないことを調整する。
- チャレンジ
ステージを上げる。
→好感触が得られた場合、
- 期日を早める
- 目標を高める
など、ステージを上げる必要があります。
- 方向転換
ステージを変える。
→成功の可能性が無いとわかった時点で、方向転換することが大切です。
私の実例
私の新人の頃の話。一番最初に1年間の目標、半年の目標、3ヵ月の目標、1ヵ月の目標が立てられました。
一か月の目標から1週間の目標、その日に何をしなければならないかを考えよう
と、言われました。そこから行動記録。たとえばプライミングの練習をしたときは都度タイムを計り、失敗したことをメモしていました。プライミング練習の時は
- プライミングにかかる時間
- 失敗しないでプライミング
を目標にやっていました。
私は最初のころはストップウォッチをつねに首からぶら下げて、行動一つ一つをメモ帳に書き込んでいました。
機器の点検(練習)をするときは、自分用に点検表を印刷して、
- 10回点検の練習をする
などと、回数を目標にしていました。
形式など決めずに一冊のメモ帳に書きまくっていたのですぐにメモ帳が無くなってました・・・
メモ帳に書かれた時間と行動、失敗した理由などを先輩に報告して「微調整」を行っていきました。
だいたい「作業が遅い」から「時間が無い」という理由になってしまいましたが・・・
「時間が無い」はよくない理由ですが、「作業が遅い」にスポットライトを当てて、簡単な作業・雑務をどれだけ早く終わらせて、自分の時間をつくれるか
を考えていました。
結局、当初の予定どおりにはいかず伸び伸びになり、最終的にはゴールが変更されましたが・・・
と、このように今思うとPDCAサイクルを踏襲していたな、と思います。
当時はわかりませんでしたが・・・
さいごに
今回はPDCAサイクルについて書いていきました。PDCAサイクルはいろいろな場面で役に立ちます。実際にPDCAサイクルを回していきましょう。
参考図書
- 一生食えるプロのPDCA
コメント